Dans la gestion d’une société ou d’un point de vente, il s’avère utile de faire des prévisions financières pour mieux anticiper ses actions. Pour ce faire, un outil est à la disposition du propriétaire de l’entreprise.
Le logiciel de caisse entre en action
Le logiciel de caisse fait partie intégrante d’une caisse enregistreuse tactile. Il assure de multiples fonctions, qui concourent à la bonne gestion de son entreprise. Ainsi, le logiciel de caisse permet de gérer les ventes au comptoir, notamment les encaissements. Tout en fonctionnant comme une caisse enregistreuse, il prend en charge de nombreux aspects de l’activité commerciale d’un magasin. Il génère les tickets de ventes, soit un ticket par passage en caisse. Les ventes sont centralisées et récapitulées sur une période déterminée (jour, mois, année). Par la suite, le logiciel de caisse aide à gérer les stocks de l’entreprise, selon les entrées (les livraisons des fournisseurs) et les sorties (les ventes effectuées à la clientèle).
Les utilités d’un logiciel de caisse
Le logiciel de caisse de la caisse enregistreuse présente de nombreux avantages. A commencer par le gain de temps. De façon indéniable, les différentes opérations de caisse sont traitées plus rapidement, pour ne citer le fait qu’un passage en caisse prend moins de 20% que le temps habituel. On a aussi une meilleure visibilité de la ventilation des modes de paiement et des recettes. Le logiciel permet aussi d’éviter les erreurs possibles. L’extraction des données utiles se fait automatique, réduisant les risques. Du point de vue de la législation, la caisse enregistreuse permet d’être « clean » en matière de fiscalité. En effet, en cas de contrôle fiscal, il suffira de communiquer à l’administration les bandes de caisse enregistreuse et les brouillards de caisse. En matière de prévision proprement dite, les historiques de ventes du dernier mois, les articles les plus vendus et autres informations utiles donnent des informations pertinentes pour les actions à mener. On peut alors s’approvisionner selon les articles qui manquent en stock, les articles plus demandés… Cependant, une bonne prévision passe obligatoirement par une bonne vigilance. Il est essentiel de faire des contrôles de caisse périodiques. Ils permettent de s’assurer que le solde indiqué par la caisse correspond bien aux espèces réellement détenues en caisse. En pratique, on doit compter les espèces présentes dans la caisse, dès l’ouverture du magasin et comparer le montant obtenu calculé par le logiciel de caisse. Tout écart doit être analysé, identifié et justifié.