Quels sont les avantages d’une gestion électronique de documents ?

Lorsqu’on pense aux archives d’une entreprise, d’énormes étagères et tiroirs avec d’innombrables dossiers nous viennent à l’esprit. Toutes les entreprises ont en effet besoin d’organiser leur documentation, mais les copies papier passent déjà au second plan. Et pour cause, les entreprises génèrent chaque jour une grande quantité d’informations et de documents numériques. Ce fait particulier place désormais au cœur des préoccupations, la gestion électronique de documents.

Dans cet article, nous évoquons les multiples avantages que procure à une entreprise un programme de gestion électronique de documents (GED).

Numérisation et conservation des documents

Parmi les avantages qu’offre la numérisation de vos documents, on peut noter le fait qu’ils ne se détériorent pas, ne deviennent pas flous et ne se perdent pas, comme cela peut arriver avec des documents papier. Pour cette raison, faire stocker vos documents dans un logiciel de gestion documentaire vous assure de les avoir quand vous le voulez et dans les meilleures conditions possible.

D’autre part, vous pouvez faire des copies de sauvegarde avec des systèmes de sauvegarde, améliorant ainsi la conservation des documents. Référez-vous juste aux professionnels d’intégration de solutions de GED sur https://ingedis-solutions.fr/ pour qu’ils vous installent un système de GED adapté à votre entreprise.

Cela diminue le risque de perte des informations de votre entreprise. Votre entreprise travaillera donc avec la certitude que toutes ses informations sont en sécurité, et centralisées dans un même système, ce qui peut inclure, entre autres fonctionnalités, la récupération des données en cas de sinistre.

Accès centralisé à la documentation


Avoir tous les documents stockés dans le même logiciel de gestion vous offre de nombreux avantages. Cela vous évite de perdre du temps entre les dossiers jusqu’à ce que vous trouviez le document qui vous intéresse. Vous pouvez alors rationaliser vos tâches en réduisant considérablement les temps d’attente dans vos processus.

Sécurité et contrôle d’accès aux documents

Les utilisateurs de logiciels de GED n’ont pas besoin d’avoir accès à toutes les informations du système. Un système de gestion électronique de documents permet de gérer l’accès aux informations afin que chaque utilisateur ait des autorisations pour un type de documentation spécifique.

Les informations de l’entreprise (clients, produits, fournisseurs…) peuvent être distribuées et partagées grâce à la création de groupes au sein du système. Cela vous donne de nombreux avantages lorsqu’il s’agit de gérer des informations de différents domaines ou types, en configurant l’accès approprié en quelques clics.

Amélioration des processus et de la productivité

L’instauration d’un logiciel de gestion électronique de documents dans votre entreprise vous permet de réduire les délais de traitement, car il est automatisé et garantit un accès rapide à l’information. Vous n’avez plus besoin de classer, d’imprimer, de photocopier et de rechercher des informations sur les disques durs partagés, les e-mails, etc.

Au lieu de passer du temps à chercher des documents, vous vous concentrez seulement sur des tâches plus importantes afin d’améliorer les résultats de votre entreprise.

Optimisation des coûts et économies appréciables

Une bonne gestion électronique de documents gère les informations de manière structurée, réduisant considérablement les coûts économiques. Avec le stockage de documents numérisés, vous parvenez aisément à éliminer les fichiers physiques pleins de papier qui prennent de la place.

D’ailleurs, en plus d’économiser des coûts, vous effectuez toutes vos tâches dans un environnement de travail confortable et inspirant.

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